昨日受験した日商PC検定文書作成1級の受験の熱気が冷めないうちに、ビジネス文書で大事なことを記事にまとめなければと思いました。その中でも最も大事な考え方、見出しと本文というお話をします。
見やすいビジネス文書とは
ビジネス文書とは、だれかに何かを伝えるもので、その内容は、内容の大枠ごとにまとまっていなければ、話があちこちに飛んでしっちゃかめっちゃかになります。
本当に伝えたいことをゴールとすれば、そこまでのストーリーがあって、それを理解してもらわないと、ただやってもらうことのお願いになって、頼んだことを期限までやってもらえなかったり、ミスされたり、重要だと思わないで取り組まれたり、といったことが起こりえます。
やはり文書は、内容ごとにまとめておきたいものです。
とはいうものの、本当に伝えたいことは最初に書いて、何を言いたい文なのか読み初めにわかるようにするのですが。
文だけの文
次の文書を見てください。
どうです？読めましたか？内容が頭に入ってきたでしょうか。
このような文章は「手紙」であれば読めるかもしれません。手紙は親しい間柄でやりとりするもので、信頼関係があることで、しっかり読もうとするものです。しかしビジネス文書は、知っている人にだけ発信するものではありませんね。そう考えると、手紙のように文章を書き連ねることが読みやすいか、疑問があるわけです。
見出しを入れる
文章は内容ごとのブロックに分けたら、それぞれに見出しを付けると一気に見やすくなります。人は、大体の文書の内容は見出しを追って、こういう順で書いてあるのねと理解すると思います。その順番を見出しによって印象付けるのです。
その中で読む人がそれぞれ、自分はここに興味があるというところを重点的に読めるようになります。
見出しは目立つ形にします。見出しはそれに続く本文とセットになり1ブロックを表すので、見出しの上には段落前の間隔を設定しましょう。
見出しの設定は、「ホーム」タブの「スタイル」グループの中の「見出し」を使います。
見出しにはレベルがあって、Wordには見出しレベル9までを扱うことができます。
この見出しを設定することで、Wordはこの文章が何を表現しているのかわかるようになります。これからWordにもAIが搭載されます。そのような時に、この見出しが設定してあれば、「この文書をそれらしくきれいにして」と指示するだけで、レイアウトを整えてくれるようになるかもしれません。
まとめ
この記事の構造も見出しがあります。見出しに対して本文があり、それがセットになることでより読みやすい文書になります。これがビジネス文書の基本です。
一般的な報告書は次の様な見出し構成になります。
前文か、概要の内容に簡単に結論を書きます。
自分の考えは最後です。
発行日
表題（タイトル）
宛先
作成者
表題
前文
見出し「概要」
概要の本文
見出し「詳細説明」
詳細の説明：文章や箇条書き、表や図を使います。
見出し「結果」
見出しの本文
見出し「考察・所感」
考察・所感の本文
