Excelを使っていて、「どうやったらいいかわからない」という瞬間についてお話ししましょう。皆さんも経験があるかもしれませんね。Excelの向こうにやりたいことが見えているけれど、Excelの使い方が分からないと、どう進めればいいか悩むことがありますよね？
そんなとき、どうしていますか？一つの選択肢として、「あきらめて手入力で進める」こともあれば、「何もしないで安全性を重視する」こともあるでしょう。でも、何かを試してみたいと思うとき、操作を間違えてしまい、Excelシートを壊してしまう危険性がありますよね。それを避けるために何もしないという選択もあるかもしれません。
でも、今日はそんなジレンマを感じることなく、安全にいろいろなやり方を試せる方法を紹介します。実は、その方法を知れば、Excelやパソコンを正しく活用することができるんです。正しい使い方で、やりたいことを実現する方法を共に見つけていきましょう！
安全な手順
いろいろな方法を試したときにも、より安全に作業するには下準備、実際に機能を試す、確認というそれぞれの段階で気を付けることがあります。
そのステップは次の順番です。
- バックアップ：万が一の時のでも元に戻せるように現状のファイルを別名で保存。
- ゴールの設定：どういう仕上がりになれば成功なのかをイメージ。
- 試行：おためしでリボンや右クリックなどの方法で試行。
- 試行の確認：試行の結果、ゴールに近づいたかどうかを確認。
- 本番で実行：試行した結果が良ければバックアップした元のファイルで実行
このステップを詳細に見ていきます。
バックアップ
「バックアップの取得」は、作業を始める前に現在のExcelファイルのコピーを作成し、問題が生じた場合に元の状態に戻せるようにする重要なステップです。
作業を開始する前に、現在のExcelファイルを「名前を付けて保存」で別の名前で保存することで、最初の状態が保存された状態として確保されます。元のファイル名に「_B」などを付け、バックアップしたものだとわかるようにします。
元のファイル名が「請求書」だった場合、「請求書」のファイルは残りつつも、「請求書」とそっくりな「請求書_B」ファイルが出来上がり、この「請求書_B」で作業を進めるのです。
もしも、「請求書_B」で作業している途中でいろいろ試した結果、ファイルがぐちゃぐちゃになったとしても、「請求書_B」は破棄して、「請求書」からまた「請求書_B」を作れば問題はないのです。
ゴールの設定
作業前に何を達成したいのか、どんな結果を期待するのか、具体的なゴールをイメージします。
出来上がったときにどんな画面になっていて、どのような動作をするのか、計算式を試すなら、そんな値を設定したら、計算結果はどんな値になるのかを考えておきます。
試行しているうちにあれもこれもとやりたいことが増えるときもありますが、他のことを挟むと混乱のもとになります。まずはここで設定したゴールがクリアされるまでは、他のことはしないで、ゴールにたどり着くことだけに集中しましょう。
次は実際に操作を行う「試行」です。
