今日はゴリゴリのExcelの活用法を紹介します。
Excelって計算するツールなんだけど、それを活用しきればこんなとこまで届くから、そういう姿勢で使おうぜっていう記事です。
考え方の記事だけど、Excel以前のExcel記事で役立つ気付き記事のつもりで書いてます。
Excel計算の元データ
まず、Excelの計算に使う元データは、基本入力をしないことを考えましょう。
どこかに定期的に入力された値や、テキストデータを引っ張り出してきて、それを取り込む形、またはコピペする形をとりましょう。コンピュータの作業はこれができるのです。
手入力をするのってなんでいけないかわかりますか？
時間がかかる。それもありますけど、一番怖いのは入力ミスです。そして入力ミスに気付かないままその先まで進んでしまうことです。
前段階に戻るのってものすごく大変だし、何千という値から一つの間違いを見つけるのは本当に大変です。
もし一覧表がデータでもらえるならデータでもらった方が絶対にいいです。
なんで請求書とかすべての会社で統一したフォーマットでデータでやり取りしてなくて紙やPDFでやり取りしているんだろう。それが実現したら絶対楽になるのにと思っています。
元データを取り込んだだけでデータが出来上がるようにする
入手したデータをいくつも何回も貼り付けて、集計する月を何か所も指定して、集計する取引先名を何か所も指定する。
これではあまりにももったいないです。
元データシートに貼り付けたら、そこから自動で計算されて、理想はその操作だけですべての集計表が出来上がることが理想です。
元データ取り込み作業からどれだけ手数を減らすか、これをシビアにできるかどうかで仕事の質が変わります。
せっかく自動化できるのであれば、手作業の目標は0です。
これもExcelなら、究極に考えれば実現可能です。
Excelだけでできないことは他の物も使う
Excel作業だけでできないことがあれば、無理にExcelでするべきではありません。
パソコンで作業するということは様々な手段がとれるはず。
できるだけ人間の手数を減らす手段をパソコン全体として考えましょう。
コンピュータが何のためにあるのか知る
究極にExcelを活用したいのであれば、Excelの知識だけではなく、パソコンがどんなことが得意でどんなことができないのかを知ることが重要です。自分の仕事の範囲を照らし合わせて。
私はコンピュータは手数を究極に減らす機械だと思っています。
機械なのでそこには人格もないし、できることができるだけです。
そこを勘違いしてしまいがちです。まるで仕事ができない部下のように思ってイライラしている人を時々見ますが、イライラをぶつけてもコンピュータは何も答えてくれないです。
コメント