以前にこちらの記事（https://www.yosato.net/?p=1672）でも紹介したのですが、今日は、セルの読み上げ機能が便利だよというお話をします。
特に紙の表をExcelに打ち込むという作業をされている方にとっては、ものすごく便利な機能なので、どういう風に便利なのかを紹介します。
セルの読み上げ機能
セルの読み上げ機能は、その名の通り、セルの入力内容を読み上げてくれる機能です。
使い方も簡単で、範囲選択して、Alt+Qキーを押した後、「セルの読み上げ」と入力し、Enterするだけです。
途中でやめるときはどこかのセルをクリックします。
実際の動作はこのツイートをご覧ください。ぜひ音声をONで。
＜おすすめExcel機能＞
セルの読み上げ機能。
便利よ。 pic.twitter.com/DjDqKADRwe— 佐藤嘉浩(Excelの魔法使い・スピルのひと) (@yosatonet) 2019年3月21日
セルの読み上げの活用法
セルの読み上げを最も効果的に活用するのは、先ほども申しあげたとおり、入力作業の時なのですが、入力は間違っていたらいけないわけですから、入力値を入力後に確認する必要があります。
その時、一番確実な方法として、入力内容の元である書類を見ながら、画面に入力された内容を照らし合わせ、合っていたら書類にマーカーでチェックしていきます。
となると、紙を見たり、画面を見たりを繰り返すのですが、これでは時間がかかるし疲れます。
なので、2人1組で一人は画面読み上げ、一人は原本チェックとすることで、倍以上の速さでチェックできると思います。
このセルの読み上げ機能は、画面読み上げの人をExcelに任せることができるので、一人で入力チェックができます。
これって、ものすごい効率化、省力化になると思いませんか？
まとめ
Excelに限らず、パソコンには数多くの機能があり、これ、何に使うんだろうという機能もたくさんありますが、その機能は絶対何かの理由があって存在します。存在する理由を見つけるのもパソコン活用の一つかなと思います。
もっとも、今回のような手入力で入力する作業自体、できるだけ減らすべきで、はじめからデータのあるものをFAXで送ってもらってその内容を入力するというような、二度手間三度手間になるような作業自体は方法を見直していきましょう。
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