ダイレクトメールを送りたい時の話

過去に名刺を交換した人にダイレクトメールを送信する場合があります。
このような営業的なダイレクトメールだけではなくて、会社の住所の変更や電話番号が変わった時などもダイレクトメールを送ります。
このダイレクトメールは、普通の郵便のように一対一の相手に送るのではなく、何百通、何千通と送ります。
送付先のデータが手元にあったとして、それを活用して行く方法はたくさんあります。
大量なので、その中から効率的なコストのかからない方法で送付作業を考える必要があります。

最低必要な作業

どんなに優秀な仕組みがあったとしても、必ずこれだけはしなければならない作業があります。
ダイレクトメールの文面を考える

宛先のデータを整備する

ダイレクトメールの文面は、何かが自動で考えてくれるわけではなく、自分で考えなければなりません。
でもそれを省力化することは可能で、ネット上の文例などを参考にすることによって考える時間を少なくすることができます。
また、見た目に関してはWordに豊富なテンプレートが用意されているのでそれを使うと良いでしょう
全部オリジナルに拘るよりもあるものを使うという方が楽だしパソコン的ともいえます。
また、あて先のデータはあらかじめ整備しておかなければなりません。
名刺しかないのであれば、それをパソコンで扱える一覧表に入力する必要があります。
しかし、これも省力化ができます。名刺の画像を取り込んで住所録に変換するスマホアプリはたくさんありますし、それをExcelで読み込める形で吐き出してくれるものもあります。
そのデータはメールなどでパソコンに転送すればよいでしょう。

自動化

そこまで用意されたら、書類を作るところまではパソコンでどうにでもなります。
一番簡単なのは、Wordの差し込み印刷であて先を元の文書にどんどん入れ込んでどんどん印刷してしまうことです。
そうすれば、何もしなくても一定の時間で書類がすべて出来上がります。
パソコンのことだけならここまでなのですが、実はそれ以降の作業がまだまだあります。
これを想像していなくて、予定より日数がかかってしまうということも多くあります。
実際に発送するまでが今回の仕事です。
ということは、印刷した紙を折って封筒に入れ、宛名ラベルを張って、郵便局に持って行って、料金を払って送ってもらう。
ここまでが仕事です。

以降の仕事

まず紙を折るわけですが、そのためにはそれなりの、というか多くの時間を使います。
手も痛くなります。
そこで、検討したいのが自動化できる装置なのです。
例えば、紙折り機。

これからもその作業が発生するのであればぜひ購入しておきたい機械です。
または、レンタルという形をとってもいいでしょう。
例えば、封筒に入れる作業。
これも自動化できる機械を検討します。

宛名ラベル。作るもの張るのも大変です。
窓付き封筒を使ってください。

そして出来上がったら、切手もいちいち張りません。
郵便局に持っていけばうまい具合にスタンプを押してもらいます。
このようなガジェットをコストの許す限り、いや、人力がかかるものは、シビアに見て自動化できるように検討していくべきだと思います。
ここまでやって初めてRPAが完成するような気がします。

郵送の注意

郵送はどういうものかというと、相手に100%確実に届くものではありません。
また、様々な制限があります。
でも、郵便は、ほぼ100%事故なく届いています。日本で確実に手紙を届けるためには郵便を使うのがベストです。
ただし、現金そのものを送りことはできません。
現金の代わりに郵便為替を送りこともできますが、不着時の補償はありません。
現金は現金書留で送りましょう。
郵便にはいろいろなサービスもあるので、調べてみると良いでしょう。
注意しなければならないのは、運送会社のサービスで送る場合です。
まず、郵便に比べて、親書を送ることができません。正式な書類は法律上送れません。ダイレクトメールやカタログならOKです。
ただ、相手に届いたか、確認する手段があるので確実性は高く感じます。
しかし、郵便に比べ、不着率が高いです。

まとめ

今回はダイレクトメールを送るうえで、どれだけ効率的に送れるかを考えてみました。
一つでも多く、こんなサービスがあるんだ、こんな装置があるんだと気づいていただければ幸いです。
あと、郵送手段は、送るものによって選択しなければならないですし、できるだけ安全に送る手段をコストと相談してチョイスするというのが大事かなと。
書いてて思ったんですけど、こういうことがコーディネートできる人材とか、これからめっちゃ求められるような気がします。
社内SEよりも、オフィスコンサルタントよりも、実務的に。最新のOA機器やサービスに詳しい人。よく考えてみたら全部外注の方がコストが安い場合にちゃんと気付ける人。
私もご相談があればすぐにこのようなお話はできるようにしておきます。