Excelはビジネスにとって切っても切れないものと言われています。
データ分析によってこれからの指針を見つけたり、業務効率化によって作業コストを減らしたりできるからですね。
結局はExcel利用の目的は、「利益」追及ということになりますが、その利益とExcelの関係について掘り下げてみましょう。
利益とは
ちょっとおさらいなのですが、利益とは何でしょうか？
利益は売上から費用を引いたものです。
売上はお客様からの頂いたお金です。その他にも資産運用などでも会社にとってプラスになるお金を得ることができますが、基本はお客様から頂くお金のことですね。
それに対し、費用とは、簡単に考えれば仕入れで支払ったお金です。しかし、それ以外にも従業員の給与や販売のための広告宣伝費などがかかります。仕入れのお金は値引き交渉などで少しは減らすことができますが、それは微々たるものです。仕入れの金額は努力してもあまり変わりません。１つの作業にかかる人件費は工夫することによって減らすことができます。
つまり、お客さんに数多く売って、人件費を抑えれば利益が多くなります。
Excelで売り上げを上げる
Excelで売り上げを上げることはできるのでしょうか？
できないことはないのですが、手段が限られます。
Excelで作成したツールを販売する、これはExcelで直接売上を上げる方法です。
株取引をExcelで自動化することである程度の金額を手に入れることも可能でしょう。
しかし、それをするためにかかったお金を回収するのは大変です。
Excelで費用を抑える
売上を上げることに対して、費用を抑える手段はたくさんあります。
データを入力するだけで１月分の給与明細を出してくれる、コピペするだけで予実管理ができる、クリックするだけで全取引先に請求書をメールする、そんなことでどんどん業務を効率化して費用を抑えることができます。
今のところ、です。
業務効率化しきればそこで終わりです。それ以上は費用は削減できません。
今はまだ業務効率化すべきことがたくさんあるので、それをどんどん進めていきます。
その間に、業務効率化しきったときのことを考えておきましょう。
業務効率化しきる日は必ずやってきます。
データを分析して方針を決める
Excelのビジネスの役割としては、上記のようなものだけではありません。ビジネスデータの分析という大きな役割があります。
これは、2通りあって、定期的に観測するものと、現状を把握してこれからの方針を立てるものの２つがあります。
定期的なものなら、ツールにして月末などに自動的に作成、配布することもできます。これからの方針を立てるための分析は、その時点でのあらゆる視点で把握しなければならないので、いろいろな分析手法で分析するということが求められます。
Excelはツールを作成する目的で使われますが、実は分析が、表計算としての本来の姿なのです。
まとめ
売上に関わる業務と費用に関わる業務があります。
Excelで業務効率化するのは費用を減らす活動です。
しかし、売上を上げる活動に対し、費用を減らす活動というのはとても地味に見えます。
1億円売り上げるのと、1億円費用を減らすのは同じ意味を持つのですが、どうしても売上を上げる方が注目されてしまいます。
ここで提案なのですが、費用を減らす作業はできるだけExcelなどのコンピュータでオートメーションし、人は売り上げを上げるクリエイティブな作業に集中した方が社員全員の活躍が見えるのではないでしょうか。それは今すぐできる話ではなく、時間もかかると思います。今、業務改善に取り組んでいる方の努力は将来のそういう会社のあり方に貢献できるのはないかと思っています。
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