ビジネスでの電話をブーストするハック

今までは、ビジネスで電話を使うことが当たりまえで、それにメリットデメリットがあるなんて考えもしませんでした。
しかし、メールやチャットでも連絡が取れる現在において、電話で起きるデメリットが見えてきました。

電話のデメリット

電話には次のようなデメリットがあります。

• 電話の相手の時間を奪う。
• 話がまとまらないと長電話になる。
• 電話をかけている時間の方が仕事を進めている時間より長くなり、仕事が進まない。
• かけた方に費用がかかる。

しかし、だからと言って今すぐに電話の文化をメールやチャットにすべて置き換えることはできないでしょう。
だから、私も携帯電話は音声通信ができる契約にしていますし、電話での連絡を全面カットしているわけではないのです。
よく考えたらそれもデメリットですね。電話の相手にも契約を強制するのですから。
電話、できれば出たくないですよね。面倒ですから。

とはいえ、やはり音声通話は当分やめられません。

様々な通信手段がある時代での電話の使い方

せっかく使うのであれば、今、できることを使った電話の使い方をしていきたいものです。
例えば、ナンバーディスプレイ。
スマホ、携帯電話であれば、かけてきた相手の電話番号を表示できます。
電話をかけた時に相手がだれか確認するために、「〇〇様でしょうか」と確認すること、「〇〇です。いつもお世話になっています」の挨拶の時間って双方にとって無駄といえば無駄な気がしませんか？
ここで今だからできることは、かかってきたら、表示された電話番号から誰からかわかるようにしておいて、「〇〇さん、いつもお世話になっております。〇〇です。」と受けた方が言えばスムーズな気がしませんか？
単純な話ですが、それをするためには、電話をかけてくる人をアドレス帳にその都度登録しておくことです。面倒なのでしない時もありますが、できるだけしておくようにしましょう。

固定電話のナンバーディスプレイを活用するアイデア

携帯電話であれば、上記のことは簡単なのですが、固定電話では別途装置が必要です。
しかし、できることが携帯電話やスマホの比ではないくらいがります。

このようなアダプタを使えば、パソコンに着信電話番号を送ることができます。
電話番号を受け取ったら、Accessなどで作成した社内の顧客管理データベースに繋いで、今までの営業上のやりとりや担当者、注文履歴を画面表示することができます。
そこから、SlackやChatworkなどのチャットで担当者に自動でメッセージして、電話に出るように促すこともできます。
電話には「〇〇様、いつもお世話になっております。〇〇です。ご用件は進行中の〇〇の件でしょうか」と出たら、かけてきたお客様は驚きと同時に感動すら覚えるかもしれません。
このような仕組みをCTIシステムと呼びます。
これはお客様のサービス、クレーム受付、電話相談窓口などで活用できます。