自動化や効率化をするというのは、データを取りまとめる作業を自動化するツールを作るということです。
では、なぜそのようなツールを作らなければならないのでしょうか？
現状の業務では、ひとつひとつのデータを担当者が書類にまとめています。
その代わりに、取りまとめシートに直接入力すれば良いのではないでしょうか。そうすれば後から取りまとめる必要もありません。
しかし、ほとんどの業務ではそのようになっていません。
取りまとめシートは全員で使うもの
取りまとめするシートは、全員が操作できて全員が見れる形になっているものです。
残念ながら、人間は操作を間違うことがあります。
取りまとめシートにおいて、他の人が入力したものを誤って消してしまったり、値を変えてしまったりということが起こる可能性があるのです。
直接取り纏めシートに入力するということは、このリスクがあるということです。
そこで個別のシートを作成して、それをひとつひとつ取りまとめシートに後から追加していく作業が必要なのです。
取りまとめシートは1つのシートに対して個別の入力シートは大量にある
上記のようなツールを作った場合、当然ですがまとめシートはひとつです。
対して、ひとりひとりが作るシートは刻々と増えていきます。
増える度に追加していくというのであれば、取りまとめの担当者が休みなく常にまとめシートの作業に追われることになります。
ある時間を決めて、例えば毎日の15時にそれまで集まった伝票などを取りまとめる作業があったとします。自動化すれば毎日行なっていたその作業も毎週週末だけや毎月の結末だけそりさせれば良くなります。
自動化することで、大量のデータを一度にすばやく取りまとめることができます。
これができることで、後でまとめてやると大変だと言って細かく分けてやっていた作業をデータを貯めてから一気に行うことができます。
これがコンピュータを使っての効率化の大きな役割ですね。
とりまとめする場合の具体例
とりまとめするものの具体例として、出金伝票があります。
何かを購入した時に領収書と一緒に提出するものです。
購入する業務というのは、日々行われていますが、企業が活動していれば大きな販売店から買うだけではなく、今から大量に郵便を出すから、封筒とノリを文房具店から買ってくるなんてことが常にあります。
その度にこの伝票が発行され続けます。
もし、文房具は文房具店から買うとか、工場であればドリルの刃はDIYショップから買うとか、決まった商店から月締め支払ではない形で購入することもあるでしょう。
これが続けば1日にいろいろな部署から何十枚もの出金伝票が発行されます。
月間にすると200枚とか300枚とかになります。
これを月末の1日だけで帳簿に書き写すのは時間が足りないし面倒ですね。
だから、このような出金伝票を作ったら、指定のフォルダに指定の名前で保存しておいて、月末にすべて自動で処理するということがいいのではないかと思うのです。
さらに銀行の通帳データや入金伝票なども一緒にして、ひと月のお金に関わるすべてのデータが集約されます。
このためには、やはりExcelでそれぞれの伝票やシートを作っているか、もしくはWebベースのシステムを作っていることが必要です。
手軽なのは、どこかのセルをどこに転記するということが簡単にできるExcelでしょうか。
テンプレートを使おう
そしてそれを手軽にする機能として、テンプレートがあります。
テンプレートで保存すれば、あくまでひな型になるので、原本を汚さずに常に新規ファイルとして、保存する時は絶対に名前を付けて保存しなければならなくなります。
もし名前を付けるのが面倒であれば、自動的に名前を付けて保存してくれるマクロのボタンを仕込めばいいのです。
まとめ
効率化しなければならない。
よく言われますが、それは本当に必要なのでしょうか。実際に効率化できている例を聞きますが、それは現実に目の前の作業で起きるのでしょうか。夢のような話に思えるときもあると思います。
それを考えた時に、効率化ってそもそもなんだろう？という疑問がありました。
そこで今回、当たり前の話を当たり前の言葉で言語化してみました。
効率化というのは日々作成される細かいドキュメントを取りまとめて、加工することができるデータを作る。これではないでしょうか。
加工するところまで自動化してもいいのですが、それ以前の1つの表に活動をすべて記録しておけば、1月の活動のデータベースとなり、あとからいろいろな集計、分析ができるのですね。
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