報告書、レポートというのは、もちろん報告するためのものです。
では報告ってなんでするのでしょう。
フロンティア的な業務であれば、何かをした後に、その知見をみんなに広げるためです。
なにかをしたときに、その手法や考え方が合っているかをみんなに確認してもらえます。
問題が発生して、どうしようもない時、ヘルプを求めることもできます。
何かの監査で仕事内容を検査されるときなどにも重要な記録となります。
大体の場合、社内文書になるでしょうか。
製品検査報告書なんかは社外になるかもしれないし、探偵さんの内偵報告書はまるっきり社外だし、第三者機関審査報告書も社外ですね。
そんな報告書の書き方を私なりに整理しました。
報告書の部品
報告書は次の部品で構成されます。
順番はだいたいこの通りです。
報告日
報告する日付を記載します。
タイトル
一番重要なものですね。何についての報告書か記します。
報告者
報告者名を書きます。連名になる場合もあります。
報告の概要
いつだれが何のためにどのような環境で行ったどんなことの報告かをできるだけ詳しくもれなく書きます。
概略文の後に、詳細は箇条書きや表にする場合もあるし、社内ルールで項目を決めておくケースもあります。
詳しく書かなければならないのですが、大事なのは、何の報告書か一目でわかること。なので、はじめの概略文の書き方はポイントです。
「〇〇を調査するために、〇〇のデータを〇〇の手法で分析した。結果、〇〇であることがわかった」何のために何をして結果どうだったかを1文で書けばわかりやすいでしょう。
なぜここが端的に書かなければならないか、それは見る人の見る時間を奪わないためです。わかりにくい表現で読み直しになることも避けます。
結論
報告書で最終的に何が言いたいのか、何が判明したのか、そのことによって何ができるのかを書きます。
内容よりも結論が先にあるのは、結論を先に知りたいからです。ビジネスにおいてプロセスのストーリーを楽しむということはありません。
内容
実際の内容と結論に至った理由を書きます。ここからは各自の自由でもありますが、やはり項目ごとに見出しにした方がいいと思いますし、企業ごとの決まった見出しもあると思うのでその時はそれに従います。
グラフや表の方がわかりやすいのであれば、そのような表現をします。
文の演出や起承転結もいりません。
項目としては、例えばデータはどこから入手したのかとか、データを集計したのはExcelの機能なのか、他のツールなのか。
あと数値データは具体的に書いて、比較もあるとよいです。比較で気をつけなければならないのは、「差がないといえる」は本当に差がないのかという裏付けが必要です。一般的に見て差がないのであれば一般的のレベルがどのくらいかの根拠を示します。もっと気を付けなければならないのは「問題ない」。本当に問題ないレベルなのか、例えば1cmだったものが1.0000001cmになって問題ないのか、1cmぴったりの隙間には入らなくなります。なので、ほんの小さい差でも問題になりえるし、それが0.9999cmなら問題ないのかというのは、その隙間の性質にもよります。そこを理づくめで立証します。
とはいうものの、自分もこの作業が苦手で、どこまでも追及すると終わりが見えなくなるので、収拾がつかなくなったら詳しい人にヘルプをした方がいいですよね。ヘルプを頼んだらちゃんと自分で理解して納得した答えを書くのです。これ理解してないとあとで突っ込まれた時、ヘルプを頼んだ人まで迷惑かかります。
所感・まとめ
自分の考えを唯一書ける部分です。今までの部分は事実をもとに書くので誰が書いても同じ内容になるはずだし、そうなるように書かなければならないのですが、ここだけは事実に基づいた自分なりの分析をかけるし、それから発展した提案を書いてもいいと思います。
「結果、来月には120%の売上増が見込めるので、キャッシュフローを使って効率化のためのパソコンを導入できる。新しいパソコンを導入した場合の効率化の効果は1月300万円である。」のような書き方でしょうか。
まとめ
今回はビジネスで使われる報告書について紹介しました。
レポートや報告書は仕事そのものであり、最後のクロージングでもあります。
研究発表やプレゼンでもありませんので、端的に事実を書いていく。けっこうそれって難しいんですけどね。
また、報告書でもここまで大げさなものではなく、日報や月報などもあります。
その日にどんな仕事をしてどんな体験をしてどんなアウトプットがあって問題があったかどうかも書きます。大体の場合、簡単に書けるフォーマットが用意されています。
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