ついさっき、業務 効率化のことについてツイートしていたら、突然「心の効率化」というパワーワードを思いついたのでそのお話を書きます。
どんなに努力して実際にものすごいレベルの業務効率化を成功させても、残業が全くなくならないという現場を知っています。
知ってるというより私の観測ではむしろそういう現場が多いです。
残業がなくならない原因は色々考えることができます。
「残業手当がなくなったら佐藤君困るよね」と上司から言われたこともあるのですが、私はもともと業務時間内に終わらせるものが仕事だと思っているので、この時は何を言ってるのか分かりませんでした。
そのような給料に直接関わってきて、それで生活水準が変わってくるようなことがあればそれは残業する一つの理由になってるのかもしれません。
でも私が知ってる限り、そのように望んで残業しているという現場は少ないような気がしています。
望んでいる残業ではないのでそれを何とかしようとするために業務効率化や自動化を行なっていくこともしているのですが、そのことによってできた時間を気持ちの余裕と捉えるのが当初の業務効率化の目的だったはずなのですが、時間ができてしまうと他の仕事を入れてしまうという傾向があるようです。
今まで一回だけのチェックをしていて一万回に一回だけ間違いが起きるという確率だった場合、会社の経営的にはそのくらいの確率であれば問題ないと判断できたとしても、そのチェックじゃ不十分だということでそのチェック回数を業務効率化でできた時間を使って増やす、ということが現実としてあります。
仕事ですから完璧であるべきでしょうし、それがプロの仕事ともいえるのですが、もう一つ忘れてはならないプロの仕事の仕方として、決められた予算、決められた時間内に要求されたものを満たすということもあります。
そのような考え方に立った場合、 0.01%の間違いが起きる確率の捉え方は変わってくるでしょう。
仕事は人間のしていることなので、どんなに頑張っても完璧にはできないという前提があります。誤解しないでいただきたいのはどうせ完璧にできないのだから完璧ではなくていいという考え方とは全く違うということを付け加えておきます。
0.01％というのは、一万人の方に提供した時に一人だけ提供できないことがおきるということです。ここで重要なのはその一人に対してきちんとしたフォローができるかどうかというお話です。そのフォローができてこそのその事業であり、当たり前ですが、もしそのフォローをすることで利益として赤字になるのであればその事業は存在することができません。
大事なのは、間違いが起きる確率と万が一その間違いが起きた時のフォローだと私は考えています。
ちょっと話がそれてしまいましたが、残業をなくすための業務効率化するということは、時今余計にかかっている時間をなくすのが目的です。新たな時間を創出するためのものではありません。
今まで残業していたのが業務効率化によって突然残業しなくてよくなります。
そうすると本当にそれでいいのだろうかと言う不安を感じてるように見えるときがあります。
その不安を埋めるために万が一を究極まで起きないようにする仕事をどんどん入れてしまい、結局残業がなくならないというシナリオがあるようです。
何よりもここでそのような状況になってしまう原因は、不安感です。
不安感は数値にもできませんし利益額も算出することができません。しかし明らかに仕事の仕方の中で大きな要素として影響をしています。
不安をなくすための仕事をどんどん作り続ければどんなに業務効率化しても追いつきません。
それをなくすためには、上記に書いたような考え方も重要ですし、具体的にはToDoリストで業務を一覧化し整理する、簡単にで構わないので日報をつける、それから、絶対に残業しないと決める、と言う方法があるでしょう。
業務効率化に取り組むことはとても良いことです。それに合わせて、業務効率化したから仕事がやりやすくなったことを素直に喜んで、 必要のない不安を感じない「心の効率化」も同時進行で考えていくといいのかなと、今までの経験から思いました。
そのように考えると、残業をなくすためのExcelという考え方はスタート地点が間違っているような気がします。
あくまで残業はしない、そのためにどうしたらいいかを考えた時に、一つの手段として Excel による業務効率化を思いつく、というのが正しいプロセスのような気がしてなりません。
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