昨晩遅くにまた大きな地震が来まして、もしかしてあの震災と同じになるかなと一瞬思ってしまうような地震で、びっくりしたのですが、ちょうどやっと落ち着いたので震災に関連していつも思っていることを書きたいと思います。
最近よく発信しているのは、Excelで何かを作る時の作成時間も効率化、時短していて時間をかけずに色々な物を作って行かなければいけないという話をしているのです。
Excelでの業務効率化と言うと博士のブックにデータを入力して計算式を作成し罫線を引くまでの流れを効率化するというような効率化が言われていますが、そうではなく、そういったものはそのようなものを自動的に作成するような仕組みを作った上で、そこにデータを入力することとか間違えないで操作することとかを目指していくことが本文であり、何よりもそういった仕組みを時間をかけずに思い立ったらすぐにそういう仕組みで運用できるようになるというのが理想だと考えるのです。
このように考えるようになったのは10年前の東日本大震災の時に強烈に思い始めて、それはなぜかと言うと、震災で直接的な被害がなかったのですが、当然ながら仕事の流れやプールも一瞬にして価値のないものになってしまったり、新しいやり方じゃないと対応できなかったりしたのですが、そのような時に何か運用できる仕組みを作る時間があったかと言うとそれはなくて、ただがむしゃらに一番早くできる方法で新しいやり方にアジャストできる仕組みを作らなければどうにもならなかったのです。
幸いなことにExcelで早くそういう仕組みを早く作るような経験は数多くしてきていたので、当面の間乗り切るだけのツールをExcelで作って間に合わせることができました。
その半分は、一時しのぎ的なものでやり方やルールが前の通りに戻ったりしたことでもう使わなくなったりしたのですが、中には効率化ができるということでそこからさらに発展させてExcelで改造したものはもちろん、 Webベースの業務システムとして生まれ変わったものもあります。
特に地震などの災害の場合、ある程度の決まったところにしか被害がなく、逆に被害がなかった地域では、お見舞いする気持ちはあったとしても、通常の生活や仕事を継続しなければいけません。仕事をしていると自分と同じ地域の災害にあったところとだけ取引しているのであればお互い大変だということで納期を少し調整したり、協力し合ったりすることができますが、被害の度合いの違うところと取引する場合、そういうわけにはいかないところもあります。被害のなかった地域の方には大変だったから急ぎませんと言われたとしても、その年の売上の予算にその取引が入っていると、発注する方も受注する方も予算管理が大変になります。だから本当は 災害があっても納期は変わらないのが理想なのかなと思っています。
しかしそれはあくまで理想論で、現実的には何かを販売する上でもその販売するものを仕入れる工場が動いてなかったり、何よりガソリン不足で荷物が届かなかったりするので、なかなか難しいところなのです。
そんな経験を積んでくると、自然災害とはいえそのことで業務が破綻するというのはできるだけ避けたいなと思ってくるのです。たかが自然災害に負けたくないというところもあります。
何が起きるかはそれが起きてみないと分からないところもあるでしょう。あらかじめ予測してればいいなんていうのは本当に理想論だと思います。 準備はするとして、何が起きてもゼロから短時間で再構築できる方法を知っておきたくて、だから仕組みは早く作りたいと思うようになったのです。
いろんな仕組みを早く作れるようになると、それは災害時だけではなくて、COVID-19のような日々状況が変わるものに対応できるということもありますし、普通に仕事として考えたとしても、新しいことをしようとするときに夢みたいに理想を語ってから色々なものが始まっていくと思うのですが、実際に具体的にどんなものが必要でどういう準備をしなければいけないかっていう段階になったところですぐにでも始められるようにコンピューターで管理する仕組みを作ることができるということになるのです。 多くの場合新しいことをする場合は少なからず撤退することも考えておかないといけなくてそうするといろんな準備をしたり用意するものがあったりすると撤退すればそれは赤字になるわけでリスクとして管理しなければならないのですが、それを手軽に作れるということであればチャレンジもしやすくなるので、恐れずにいろんなことができるようになって成功率が上がるということもあるのではないかと私は思っています。
Excelの業務効率化という話は色々な所で様々な切り口で話されていますが、私はこう思っているんです。
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