パソコンで文章作成する時、慣れていれば簡単に作成することができるのですが、はじめてWordなどを使って文章作成する時には、感覚がつかめずに先に進まないということがあると思います。
事実、私も大昔にワープロで文章を作成し始めたときも、表を作成する方法が全くわからずにかなりな時間を費やしてやっとA4版一枚の見積書を作成しました。その後、初期のパソコンの一太郎で作った時も、どのように使ったらいいかわからなくて、また苦労しました。その後、これからはMicrosoft Wordの時代だと思ってWordで文書を作成したとき、あまりの一太郎の使い勝手との違いに一回挫折しExcelで文書を作っていました。そんな私でも今はWordで文書を作るのはとても簡単ですしいろいろなことが自由自在になりました。
そうなるまでに気付いたことってそれほど多くないので、今回紹介したいと思います。
どこに何をするか
文字のサイズを設定する、文字を左右の中央に揃える、用紙をA4版縦にする、といったことはすべて「設定」です。
その「設定」はどこにするかを指定し行う、というのが文書作成すべてのポイントです。
設定するものが存在しなければ設定することはできない、ということを覚えておきましょう。
操作する前に必ず「どこに」「何をするか」を意識します。これだけで文書作成がやりやすくなります。
そして「どこに」をマウスなどで選択し、「何をするか」の機能を設定していきます。機能の設定は画面上に表示されていることもありますし、選択した「どこに」を右クリックすれば一覧で表示されると思います。
復習すると次の順番で作成していきます。
- 文字を入力
- 入力した文字の「どこに」「何を」するのかを考える
- 「どこに」を選択
- 「何を」するかを画面上や右クリックから操作する
文字を入力するのは、ある程度キリのいいところまで入力して、その後、「どこに」「何をするか」を考えたらいいと思います。入力のたびに「設定」していくのはあまりにも効率が悪いですね。
設定は設定する場所によって操作が違う
設定する「どこに」というのは、何種類かに分かれます。
ものすごく大雑把には「用紙」と「入力内容」の2種類です。
用紙のサイズや向き、余白は「用紙」の設定です。用紙の設定は基本的にどれか一つしか設定できません。1ページの書類でも100ページの書類でも全ページ共通の設定しかできません。A4版横の用紙であり、B5版の縦の用紙という設定はできません。基本的には1ページ目がA4で2ページ目以降がB5ということはできないのです。意外なのは縦書きと横書きの設定も「用紙」の設定ですので基本的に1つの文書の中で縦書きと横書きを混在させることはできません。 用紙の設定は、「どこに」という設定はなく、いきなり「どうするか」を設定します。文字を入力する前に設定しておくと楽です。文字を入力してみてやっぱりこっちの設定にしたいなという時は後からでも変更ができます。
文書の中に入力されている文字や図形、表などが「入力内容」です。これは設定したいものをまず作成し、そのどこに対してどう飾り付けていくかを選択してから設定していきます。それぞれの場所にそれぞれの設定ができます。
しかし、1行目の1文字目に対して横方向の中央揃えと、2文字目を横方向の左揃えにすることはできません。横方向はあくまで1行丸ごとのどちらかの設定になります。
厳密にいうと1行ではなく、1段落ごとということになりますが、それは今回お伝えすることを消化してから覚えていきましょう。
縦書き
実はパソコンは基本的に縦書きが苦手です。英語圏で作られたものだし、英語圏で使われることが多いからだと推察しています。
しかし、日本語は縦書きであることが多いです。この違いが文書作成を邪魔している場合もあります。
中には縦書きの設定すらできない文書作成ソフトも存在します。
縦書きで文書を作成するには、横書きよりもかなり苦労するということは覚えておきましょう。
私は縦書き文書を作成する場合は、はじめに横書きで作成し、あとから用紙の設定を縦書きに変更します。
また、アルファベットや数字には全角、半角があります。半角は縦書きにすると横を向いてしまいます。入力はすべて全角で入力しましょう。Wordのようにあとですべての文字を全角に変換する機能を持っているものもあります。
まとめ
今回は文書作成の初心者向けに、文書作成ソフトの基本中の基本をお話しました。こういうお話は、とても初歩レベル過ぎてあまり表現されないままになっていることが多いです。そのために初心者がハードルを超えようにも超えにくい現状になってしまっています。そのような手がついていない部分にもフォーカスを当てて、理論はさておいて、とにかく文書を作り始める一歩目を踏み出せるような情報発信をしていきたいと思います。
今回の設定するものは、用紙と入力内容があって、入力内容では「どこに」「何を」するかを考えて設定していくことをマスターしたら、ぜひとも「入力内容」は「文字」と「段落」に分かれるということを覚えることをお勧めします。それを知っておくだけで本当に文書を作りやすくなります。
コメント