読みやすいビジネス文書と読みにくいビジネス文書があって、読みやすいビジネス文書は言いたいことがすぐに伝わるような形になっています。そのようなビジネス文書の作る時の意識した方がいいことをお話しします。
というか報告メールの書き方に通じます。
まず結果
文書は初めから読んでいきますので、最初の２、３行を読んだだけで何を書いているのか、結局何が言いたいのかがわかるのがベストです。
経緯やストーリー性はどうあれ、とにかくその文書が読む人にとって価値のあるものなのかを判断できるようにはじめに結果を書きます。
考えがまとまらないうちに書き出すこともあるのですが、その場合は、最後まで書いてみて、その結果をはじめに移動するという形で書きます。
見出しとして「●概要」とかついているといいと思います。
経緯には番号を付ける
結果に至ったプロセスは、段落の頭に番号をつけて順番がわかるようにします。
具体的にはじめにどんなことがあって、どのように考えて、どう悩んで、誰にどう相談して、どういうアドバイスを貰って、どう解決したということがわかるようになっているとよいでしょう。
理由は3つの箇条書き
理由はただの文書 だと読みにくいので、「以下のような理由です。」と書いて、行頭に「・」を付けた箇条書きにすると良いです。
箇条書きは、あまり多いとげんなりしますので、3つに抑えるというのが基本です。
起承転結
報告書は端的である必要がありますが、一方でリアルな作業の流れが伝わってほしい部分もあります。そのためには話題ごとに起承転結を意識するとよいでしょう。
「○○ということが起き影響が出たのは○○でした。原因は○○だと推察しました。しかし○○が起きないような対処をしても結果が変わりませんでした。原因は○○以外ということがわかりました。」
という感じです。
Enterキーで見た目を整えない
今の時代、メールや報告書を見る時、しかるべきソフトで見れば横幅に応じて自然と次の行に折り返してくれます。
そこで、わざわざキリのいい文節でEnterキーで改行されてしまうと、その文書を見る方が変な位置で改行された文書で読まなければならなくなります。
Enterキーを押すのは見出しの後、それと文書の構造をきちんと考えてどこからどこまでが一つの話題なのかでそれをひとまとめの段落とし、その段落の最後でEnterします。
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