昔、私がExcelを使い始めたころは、Excelの教科書が一切なくて、勉強する機会も今ほど手軽に受講できるものもなく、あるのはExcelに付属してきた分厚い機能マニュアルと関数マニュアル、あとはマクロを作るためのマニュアルだけでした。
Excelで処理するべきかどうかわからないものでも、まずはそのマニュアルとにらめっこしながら実際にExcelで操作してみて、これならばExcelで処理ができる、他の方法よりもやりやすい、または、全くExcelでやるべき作業ではなかったと仕分けしていくというのが、何をするにも最初の作業でした。
そのような環境で、一番初めに独学で勉強したので、良かったこともおおかったのですが、いまだに方向を違えて覚えていることもあります。
今はいろいろな覚える手段があるので、逆に、そういった方向性の違う勉強の仕方に繋がってしまう、それが最終的にとんでもないExcelでの間違いになってしまうこともあるのでその話をします。
Excelをなぜ勉強するのか
もしExcelを勉強したいと思ったときに、なぜExcelの勉強をしたいと思ったかというのは一番重要なことです。これがあやふやだと、１０覚えられるところが１しか覚えられなかったり最悪、勉強する前よりExcelについて間違った認識を持ったりする可能性があります。
Excelを勉強するうえで一番の理想的な理由は「Excelを使う仕事をしなければならない」というものです。具体的にExcelを覚えないといけない状況なので、途中で諦めない限り絶対にExcelを覚えられます。その時はやる仕事に対するExcelの使い方を覚えるということだけになるかもしれません。でも、それができるようになると、Excelでできることがわかります。それは、好き嫌いは別にして、Excelで行った方がいいものはExcelでやりたくなるのが当たり前になります。次のExcelでできる何かを探し始めて、次の課題を解決するという成長のループに入ります。
逆に、なんだかわからないけどExcelを覚えたら仕事できるようになるから覚える、というのは、間違いではありませんが、Excelが出来るようになれば必ず仕事ができるようになるわけではありません。中学生の時に歴史や三角関数が将来何の役に立つかわからなかったのと同じように、やはり目的を具体的に持っていないと、知っているだけの役に立たない知識になってしまいます。
就職のためにExcelを覚えたい、というのも理由になりますが、これはその企業がどんなExcelの使い方がうまい人に来てほしいかにもよります。ただ単にパソコン操作に慣れている人という意味でExcelができる人と言っているかもしれません。そこのリサーチは十分にしてから目標設定はしていきたいです。
目標を設定する
もしも理由があいまいで、それでもExcelが勉強しなければならないという人もいるでしょう。そういう場合は次のような目標を設定すればいいのではないしょうか。
例えば一覧表をExcelで管理するというのは日本では一般的に使われていることです。
企業が一覧表管理をする人に求めているのは、間違えないで入力すること、何かを素早く探せること、変更する時にデータを壊さないことが第一に期待されます。これは、基本的なExcelのフィルタや並べ替えといったデータ管理機能を間違いなく使える人ということになります。計算式や関数が使える人というのはこの時点ではあまり重要視されません。
さらに企業がExcelを使ってできることを期待しているのは、入力されたたくさんの表を集計することです。これは集計機能であるピボットテーブルや、集計関数ということになり、ここで初めて計算機能が必要になってきます。 Excelを勉強するステップの一番初めに基本的な四則計算がありますが実はその重要度は日本のExcel活用シーンにおいては最初ではないのです。
もう一段階進んで、企業がExcelを使える人に何をやって欲しいかと言うと、自動化です。管理表に簡単に間違いなく入力できるようにするとか、たくさん作成してある管理表を組み合わせて納品書や請求書をワンボタンで作成できるだとかの仕組みをExcelで作って欲しいのです。
または、Excelを使ってデータを分析し、分かりやすくグラフで表現するといった使い方ができる人も求められていますが、その前に自動化とか間違いなく早く入力する仕組みだとかそういったものの方が日本においては優先されているように思えます。これからはたくさんのデータからこれからの予測をしてベストなパターンを見出していくという仕事の仕方も重要視されてこなければいけないのでデータ分析のできる人も今以上に必要になってくるはずです。
以上のどのレベルを目標にしますか。
もしも自動化をフルにしなければならないような状況が見えているのであれば、得意不得意、好き嫌い関係なく、マクロやVBAまで順を追って勉強しなければなりません。
勉強する選択肢
Excelの勉強の方法はいくつかあります。
独学でなら、本を使うのか、YouTubeを使うのか、それもとExcelをただ開いて何ができるのか調べながら勉強するのかです。
もし目標が具体的に見出せない時は誰かに教えてもらうのも選択肢ですし、スクールにこういう状況だけどExcel勉強したいと相談してみるのも良いでしょう。ちなみに私も全てを教えるのではなく、初めの目標設定と勉強の方法だけ教えるというプライベートレッスンもしていますのでご希望の際はお問い合わせからご連絡ください。
誰かに教えてもらうのであればその方に任せてしまえばいいと思うのですが、独学で勉強する場合、勉強するものを間違えて選んでしまうと全く覚えられないことになります。また、覚える順番も大事です。
関数の入力の仕方がわからない、数式をコピーする効率の良さを知らないで、Excelの関数辞典を呼んでも理解できないと思います。
また、Excelの基本的な使い方を知らないうちに VBAの本を読んでもなぜそういう風にしなければいけないのかということがわからないままやり方だけを知ってしまうということになってしまいます。その場ではできたとしても他の一覧表を管理したりするものを作成する時に間違いなく作成できないでしょう。
基礎の本を読んでから、Excelのちょっと難しめの本を読んで、その後にVBAの本、そして最後は実際に何かを作成するドリルで仕上げることが必要ですし、パソコンでExcel
を使ったことないのであれば、まずはWordを勉強してパソコンで何ができるかの本当の基礎をわかっておかないとExcelの勉強する時間が何倍にも膨れ上がってしまいます。
Webの情報や本を選ぶときは、その目的が果たされるように選ぶことがとても重要です。
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