エクセル方眼紙のススメ - Officeの魔法使い

こんにちは、パソコン利用の専門家、パソコンインストラクターの佐藤よしひろです。

今回はどんなビジネス文書でも綺麗に作成できるエクセル方眼紙というエクセルの便利な使い方のご紹介です。

エクセル方眼紙とは

今ほとんどのパソコンにエクセルは入っています。

エクセルは便利なもので、文章を作成する時もすでに枠になっている入力欄があるので、ワードのように好きなところに入力できないということがなく、また、上の文字とずれるということもありません。

そのような理由からビジネス文書を作成する上でもエクセルを使って作成するケースがとても多くなっています。

エクセルの枠の一つ一つはとても小さく一つの枠にたくさんの文字を入れることはできません。そこで使うテクニックとして、エクセルでは複数のセルをくっつけて一つのセルにするというセル結合というテクニックがあります。これをすることによって多くの文字を入力することもできます。

このような使い方をエクセル方眼紙と呼びます。

エクセル方眼紙を使うことで次のような綺麗なビジネス文書を作成することができます。

エクセル方眼紙の作り方は、まず、白紙のエクセルを用意して、Altキー、HOD2の順にキーボードで入力し最後にEnterキーを押すと一つ一つの枠の幅が狭くなってくれます。

次に枠をくっつけたいところをドラッグします。そうするとドラッグした枠が白黒反転して範囲選択されます。

ここで、Altキー、HMMの順にキーボードで入力すると、この枠が1つになります。

これでこの枠にたくさんの文字を入力できるようになります。

ちなみに枠をくっつける時にAltキー、HMCの順にキーボードを押すと、枠をくっつけながら枠の中央に文字が配置されるようになります。

次のようにドラッグして枠の範囲を選択します。

ここで、Altキー、HMMの順にキーボードで入力すると、横方向にだけ枠がくっついてくれるので、便利です。

こんなに便利なエクセル方眼紙のテクニックですが、メリットばかりではありません。

実際に作成する時には枠を挿入したり、削除したりしてレイアウトを決める必要があります。また、枠をくっつけた後に移動するために切り取って貼り付けしようとするとうまくできなくてエラーになる場合もあります。

実際にこのようなビジネス文書を作成する時はワードの方が作りやすいのは事実です。

しかし、作成のための時間と、何度もやり直す根気が十分にあれば、さほど問題にならないのでエクセルでビジネス文書を作っても良いでしょう。

今回は、エクセルでビジネス文書を作る便利な技「エクセル方眼紙」についてご説明しました。

いかがでしたか？

とても面倒なので、もっと効率のよい作り方もあるのでしょうけど、今回はそこまではっきりとわかりませんでした。でも間違いないのは、エクセル方眼紙を使えばビジネス文書は作成できるというのは確実のようです。

もっと効率のよいビジネス文書の作り方を知りたい方には次の本がオススメです。